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Securing Your Digital Workforce – What to Know and How to Prepare

Ready to become more creative, efficient and innovative

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Premessa

Le aziende di tutti i settori industriali stanno comprendendo come sia possibile “vincere alla grande” grazie alla trasformazione digitale, sia nel breve termine sia nel futuro, man mano che i benefici introdotti scalano in tutte le loro attività produttive. Ciò non sorprende, poiché l’automazione ha già dato prova di poter ottimizzare le operazioni “core” e “non core” delle aziende, in vari reparti e funzioni, aumentandone significativamente efficienza e produttività.
Tuttavia, è essenziale che i processi eseguiti con l’automazione siano eseguiti con un grado di coerenza e affidabilità che soddisfi gli standard operativi, di audit e di servizio al cliente attesi. Pertanto, le aziende più mature si stanno concentrando ora su controllo e sicurezza dell’automazione tanto quanto su costruzione e implementazione delle soluzioni.

Governance dell’identità: il collegamento tra scalabilità e sicurezza

La governance dell’identità non è un concetto nuovo, ma sta diventando sempre più rilevante nell’era della RPA e dell’automazione intelligente. Perché? Nel terzo sondaggio annuale sulla RPA di Deloitte, più della metà degli intervistati (53%) ha dichiarato di aver già intrapreso il proprio percorso RPA. Deloitte prevede che il dato raggiungerà il 72% nei prossimi due anni. Con un’ondata così ampia di adozione di soluzioni RPA, è elevata la possibilità di avere utilizzi di robot senza un’adeguata governance dell’identità.

Così, se tradizionalmente la governance dell’identità ha gestito il modo in cui le aziende forniscono, controllano e segnalano l’accesso dei dipendenti a sistemi e applicazioni, ora deve gestire sempre più identità utilizzate dalle soluzioni di automazione. Spesso, queste identità impersonano utenti umani per eseguire, in loro vece, azioni specifiche su postazioni di lavoro fisiche e virtuali.
Apportando questa capacità operativa digitale aggiuntiva, i responsabili dei processi operativi hanno bisogno di funzionalità robuste che consentano revisione e approvazione dell’uso delle credenziali da parte dei robot, di tenere traccia dei sistemi e delle applicazioni con cui i robot interagiscono “in produzione” e la gestione del ciclo di vita dei robot, per tracciare come i flussi di lavoro vengono modificati nel tempo per adattarsi ai cambiamenti dei processi sottostanti che automatizzano. Ciò fornisce alle aziende il quadro completo delle funzionalità necessarie a prevenire l’uso improprio di accessi robotici che mettano a rischio funzioni e dati aziendali. Tali funzionalità consentono inoltre di indirizzare i requisiti di conformità GDPR e la capacità di monitorare come ogni robot sta manipolando i dati.
La governance delle identità può essere pensata come un collegamento tra “scalabilità” e “sicurezza”. Trattare le identità digitali nello stesso modo delle identità umane aiuta le aziende a stare al passo con i requisiti di sicurezza, fattore essenziale a garantire il rispetto degli standard di audit e controllo di oggi.
Idealmente, la governance delle identità dovrebbe essere presa in considerazione da subito in qualsiasi iniziativa di trasformazione digitale; naturalmente, la sua importanza cresce esponenzialmente al crescere dell’impronta digitale e di automazione dell’azienda. Un primo passo fondamentale, dunque, in qualsiasi piano di adozione dell’automazione è identificare i processi di governance grazie ai quali si rispettino le diverse politiche scelte per diverse classi di lavoratori: persone e automi.

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Introduction

Organizations across every industry are realizing they can “win big” with digital transformation, both in the near term and in the future as they scale its benefits across their operations. This isn’t surprising since automation has proven to be an effective way for businesses to optimize core and non-core operations across departments and functions and significantly boost efficiency and productivity.
Yet it’s essential that processes executed by automation are performed with a level of consistency and reliability that meets audit, operational and customer service standards. Therefore, savvy organizations are becoming just as focused on controlling and securing automation as they are building and deploying automation solutions.

Identity Governance—The Bridge Between Scale and Security

Although identity governance isn’t a new concept, it’s becoming more relevant in the era of RPA and intelligent automation. Why? Consider that more than half of respondents in Deloitte’s third annual RPA survey (53%) said they’ve already embarked on their RPA journey. Deloitte expects that figure to reach 72 percent in the next two years. With such a potentially large wave of RPA adoption, the potential for bots to be used without appropriate identity governance is significant.

So, while traditionally identity governance has encompassed how enterprises provision, audit and report employee access to enterprise systems and applications, now it increasingly encompasses identities used by automation. Frequently, these identities now impersonate human users on physical and virtual desktops to perform actions that people would typically perform.
As business leaders bring in more of this digital capacity to automate operations, they need robust features which allow for review and approval of credential use by robots, ability to keep track of the systems and applications that ‘in production’ robots interact with, and lifecycle management to keep track of how robot workflows are modified over time to accommodate changes in the underlying processes they automate. This gives organizations the complete picture they need to prevent misuse of robot access to undermine organizational policy. Furthermore, the ability to track the systems that robots interact with, and other metadata associated with their workflows has benefits when it comes to GDPR compliance and ability to monitor how every robot is manipulating data.
Identity governance can be thought of as a bridge between “scale” and “security.” Treating digital identities in the same manner as human-based identities helps organizations stay ahead of the security curve, which is essential to ensuring governance and audit standards are met.
Ideally, identity governance should be a consideration from day one with any digital transformation initiative; of course, it exponentially grows in importance as an organization’s automation footprint expands. A critical early step in any plan is to identify governance processes for automation so they can continue to enforce policy in an environment that has multiple classes of workers—people and digital.

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David Sentongo
KOFAX Product Mgmt – Intelligent Automation